Confira 5 dicas de como organizar o financeiro da sua empresa

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A gestão financeira é um dos grandes desafios enfrentados por empresários. Por isso, para garantir a segurança dos recursos da empresa, é preciso investir em estratégias que facilitem a organização. 

E para isso, separamos algumas dicas e direcionamentos sobre o que você pode fazer para organizar o financeiro da sua empresa.

Confira!

Quais os principais erros na gestão financeira?

A gestão financeira nem sempre é a atividade preferida dos empreendedores. No entanto, ela é uma das áreas mais estratégicas para garantir o sucesso de um negócio.

Por isso, é comum que sejam cometidos alguns erros na gestão até que seja definido um modelo funcional e sustentável para a empresa. 

Confira os principais!

Não ter um planejamento financeiro

A princípio, criar um planejamento financeiro pode ser uma tarefa bastante complexa. Afinal, muitas pessoas podem acreditar que esta é uma exclusividade de empresas de grande porte e com um sistema de gestão robusto.

Porém, a criação de um planejamento financeiro pode ser mais simples do que parece, e extremamente impactante nos resultados da empresa. Para isso, é possível iniciar com a definição de processos básicos, como:

• Elaboração de fluxo de caixa;
• Acompanhamento mensal de faturamento, lucro e despesas;
• Definição de tetos de gastos;
• Criação de metas.

Deixar de controlar o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o registro das entradas e saídas de dinheiro da empresa. E, por mais simples que este controle possa parecer, ele é um dos primeiros passos para garantir o melhor controle e segurança financeira da empresa.

Por ser uma tarefa que exige acompanhamento diário, é comum que a maioria das empresas que estão iniciando seus processos de gestão deixem este registro de lado. 

No entanto, quanto maior o acompanhamento, maior a percepção sobre a real situação da empresa, ajudando na elaboração de planos de melhoria.

Não registrar as despesas

• “São compras pequenas”;
• “Depois eu lembro do valor”;
• “Não precisa registrar, é sem importância”.

Esses são alguns dos argumentos das pessoas 

É preciso monitorar regularmente as despesas da empresa para garantir que elas estejam dentro do orçamento. Empresas que não monitoram suas despesas podem acabar gastando mais do que deveriam e comprometendo a saúde financeira da empresa.

5 dicas para organizar o financeiro da sua empresa

É hora de arrumar a casa!

Entendendo os principais erros cometidos na gestão financeira, agora é preciso conhecer o que você pode fazer para iniciar o processo de organização. Confira as 5 dicas que preparamos para ajudar.

1. Analise o histórico financeiro
   

O primeiro passo é sempre entender qual o seu cenário atual antes de partir para as projeções de metas e cenários desejáveis. Para isso, será preciso estudar o histórico financeiro da empresa, avaliando fatores como:

• Fontes de receitas;
• Despesas;
• Investimentos;
• Dívidas.

Caso a sua empresa já tenha um sistema de fluxo de caixa implementado, ele vai ajudar a tornar este processo mais simples.

No entanto, caso não exista nenhuma ferramenta de acompanhamento, será preciso iniciar este processo do zero, acessando as contas bancárias e verificando o histórico de entradas, saídas e descrições das movimentações.

O ideal é que seja feito um mapeamento de, pelo menos, os últimos 6 ou 12 meses. Assim, o diagnóstico poderá ser mais eficiente e seguro;

          2.  Defina o cenário desejado

Não adianta apenas conhecer a situação da empresa. Para que o processo de organização do setor financeiro seja mantido, é preciso estabelecer processos, metas e cenários a serem alcançados.

Estas definições irão ajudar a manter a motivação da organização e estabelecer um propósito para que todas as atividades sejam feitas de forma segura.

           3.   Crie processos para o setor

• Aprovação de compras;
• Limites de investimentos;
• Réguas de pagamento;
• Cobranças;
• Bonificação e premiação de colaboradores.

Estes são alguns dos processos que o setor financeiro deve estabelecer para garantir a melhor organização das atividades. 

E como você pode perceber, para alguns deles, será necessária a colaboração de outros departamentos, como RH e comercial.

         4.   Estabeleça tetos de gastos

Isso ajudará a evitar gastos desnecessários e garantir que as finanças da sua empresa estejam em ordem. Assim, é preciso estabelecer limites para despesas para todos os setores, desde o RH até o comercial. 

Registre todas as transações financeiras, incluindo vendas, compras, pagamentos e recebimentos. Dessa forma, você poderá acompanhar o fluxo de caixa da sua empresa e identificar problemas financeiros antes que se tornem grandes problemas.

Além disso, monitore regularmente esses gastos para garantir que sua empresa esteja sempre dentro dos limites estabelecidos. 

Para isso, você pode utilizar sistemas que viabilizem o processo, como o Timesheets da Oitchau! Com ele, você pode realizar o rastreamento dos custos de cada projeto, tendo acesso a relatórios completos e fazendo todo o acompanhamento das atividades em tempo real.

          5.  Fique de olho na folha de pagamentos

A folha de pagamento é uma das principais despesas da maioria das empresas. Afinal, nela estão concentrados os custos com os colaboradores e despesas trabalhistas relacionadas à manutenção de pessoas. 

Por isso, é importante ficar de olho nessa despesa e fazer ajustes sempre que necessário. 

Este ponto é essencial para garantir que algumas decisões não sejam realizadas sem segurança. Por exemplo, diante da necessidade de uma contratação, será que o financeiro da empresa conseguiria suportar uma nova pessoa na equipe?

Outro ponto fundamental é manter o acompanhamento da realização de horas extras, especialmente se a sua empresa não trabalha com banco de horas. 

Como os outros setores podem ajudar a organizar a gestão financeira de uma empresa?

Comercial

O setor de vendas pode ajudar a melhorar a gestão financeira da empresa por meio do aumento das receitas. 

Para isso, será preciso alinhar com a área financeira qual o faturamento desejado e, assim, definir as metas de vendas alinhadas com este objetivo.

Compras

Nesta parceria, a busca pelo maior controle dos gastos e melhores negociações será essencial. 

O departamento de compras deve avaliar fornecedores e negociar preços mais baixos para os produtos e serviços necessários pela empresa, ajudando a reduzir as despesas e aumentar a rentabilidade.

Operação 

A operação é o setor mais crítico para a maioria das empresas. Afinal, é nele que acontece a atividade-fim.

Desse modo, é possível auxiliar na melhor organização por meio da busca de ferramentas e estratégias que viabilizem mais e melhores processos, mas buscando a redução de custos na operação.

Recursos Humanos

Por fim, a área de RH deve manter uma constante comunicação com o financeiro, buscando a melhor organização das atividades e otimização dos resultados por meio do monitoramento dos custos relacionados às pessoas.

Uma maneira de realizar este processo é mantendo a atenção ao controle de ponto, verificando fatores como faltas e horas extras.

Além disso, o RH também deve fornecer um planejamento prévio de algumas ações que impactam diretamente as finanças da empresa, como:

• Desligamentos;
• Férias;
• Aumentos salariais.

Estruturar a manter a organização financeira da empresa é uma tarefa que exige bastante esforço e comprometimento. Porém, assim como as demais áreas do negócio, quanto maior o nível de dedicação com a tarefa, melhores os resultados.

E seguindo as dicas que descrevemos aqui, todo o processo ficará ainda mais fluido e eficiente!

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